کاغذ را حذف و به طبیعت کمک کنید

سازمان شما بیش از هر زمان دیگری به مکانی امن و مطمئن برای اسناد تجاری نیاز دارد. اطلاعات کارمندان، سوابق مالی، قراردادها و موارد دیگر به یک انبار سازمان یافته و امن نیاز دارند که از منابعی که نباید گم، دزدیده یا به خطر بیفتد محافظت می کند.

آرشیو اسناد چیست؟

بایگانی اسناد شامل قرار دادن اسناد غیرفعال در محل های ذخیره سازی طولانی مدت است و به این اسناد اجازه می دهد به راحتی در یک لحظه در دسترس باشند. بایگانی اسناد علاوه بر فراهم آوردن بازیابی آسان اسناد قدیمی، محفاظت از کل پروسه ی ذخیره سازی اسناد را، به صورت امنیتی و قانونی فراهم و همچنین به صرفه جویی در فضای با ارزش سازمان شما و همینطور در سرورها کمک می کند.

مزایای آرشیو اسناد امن

هنگامی که اسناد تجاری مانند فاکتورها، اسناد کارمندان، قراردادهای فروشنده، اسناد تسهیلات، اسناد فروش و موارد دیگر به طور ایمن بایگانی شده و به طور کامل سازماندهی می شوند، سازمان شما می تواند از خود در برابر دعوی قضایی، نشت و ضرر محافظت کند و در عین حال متوجه مزایای کلیدی دیجیتالی شدن شود.

دستیابی به یک سازمان بدون کاغذ

اطلاعات دیجیتالی ذخیره شده در آرشیوهای دیجیتالی امن به این معنی است که دیگر سازمان شما به کاغذ وابسته نیست: اسناد از دست رفته، سردردهای چاپ و کمدهای پر از پرونده وجود نخواهند داشت.

سهولت در فرآیندهای حسابرسی

بایگانی ایمن نه تنها به این معنی است که شما می دانید همه چیز کجاست، بلکه به این معنی است که برای فرآیند های آماده سازی و تحویل حسابرسی، سازمان یافته، قابل بازیابی و در دسترس است.

رعایت استانداردهای انطباق

قوانین استانداردهای انطباق برای محافظت از افراد و شرکت ها طراحی شده اند. هنگامی که اسناد سازماندهی و ایمن باشند، دستیابی به استانداردهای انطباق بسیار ساده و سریع می شود.

برای بلایا آماده شوید

بلایای طبیعی یا حملات مخرب می تواند سازمان های ناآماده را نابود کند. بایگانی امن از فرآیندهای بازیابی پشتیبانی می کند تا به شما کمک کند از فجایع پیش بینی نشده نجات پیدا کنید.